Optimierung Ihrer Dokumentenprozesse mit Touchpoints

Viele Unternehmen haben ihre Kommunikation, Buchhaltung und Kundenprozesse längst digitalisiert. Trotzdem stapeln sich in vielen Büros weiterhin Papierordner, Vertragsmappen, eingescannte PDFs, E-Mail-Anhänge und Ablagen auf Netzlaufwerken. Das Problem ist selten das einzelne Dokument. Das Problem ist die fehlende Struktur.

Die Herausforderungen der Dokumentenverwaltung

Wo liegt der Vertrag? Welche Version ist gültig? Wurde die Rechnung bereits verbucht? Gibt es zum Kunden noch eine unterschriebene Vereinbarung? Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden? Und wer findet diese Dokumente in drei Jahren noch zuverlässig? Genau hier setzt der neue Post-, Scan- und Archivierungsservice von Touchpoints an.

Wir unterstützen Unternehmen dabei, Papierdokumente, Buchhaltungsbelege, Verträge und digitale Unterlagen so aufzubereiten, dass daraus ein nutzbarer, nachvollziehbarer und sicherer digitaler Geschäftsprozess entsteht.

Warum Dokumentenmanagement heute mehr ist als Scannen

Ein gescanntes Dokument ist noch kein gutes Archiv. Erst wenn ein Dokument richtig benannt, klassifiziert, indexiert, abgelegt und im passenden System auffindbar ist, entsteht echter Mehrwert. Moderne Dokumentenprozesse verbinden heute mehrere Anforderungen:

• digitale Postverarbeitung

• Scanning und OCR-Texterkennung

• saubere Dokumentenklassifikation

• digitale Ablage nach Kunden, Lieferanten, Projekten oder Geschäftsjahren

• Integration in Buchhaltung, CRM, ERP oder Microsoft 365

• nachvollziehbare Archivierung

• schneller Zugriff für Mitarbeitende, Treuhänder, Revision oder Management

  
  

In der Schweiz sind Geschäftsbücher und Buchungsbelege so aufzubewahren, dass sie nachvollziehbar, verfügbar und vor unbemerkten Änderungen geschützt sind. Elektronische Aufbewahrung ist grundsätzlich möglich, muss aber die Anforderungen an Integrität, Lesbarkeit und Verfügbarkeit erfüllen.

Die typische Situation in Schweizer KMU

Viele KMU arbeiten heute mit einer Mischung aus Papier, E-Mail, Buchhaltungssystem, CRM, Cloud-Ablage und lokalen Ordnern. Das führt häufig zu diesen Problemen:

• Dokumente sind mehrfach vorhanden

• Verträge werden nicht zentral verwaltet

• Belege sind zwar eingescannt, aber schwer auffindbar

• E-Mail-Anhänge liegen in persönlichen Postfächern

• Papierordner benötigen Platz und verursachen Suchaufwand

• Fristen, Laufzeiten und Kündigungstermine werden manuell überwacht

• Mitarbeitende wissen nicht, welche Ablage verbindlich ist

• bei Revision, Jahresabschluss oder Kundenanfrage entsteht unnötiger Aufwand

  
  

Für viele Unternehmen lohnt es sich deshalb nicht nur, Dokumente zu digitalisieren, sondern den gesamten Dokumentenprozess neu zu strukturieren.

Was Touchpoints für Sie übernimmt

Touchpoints verbindet operative Dienstleistung mit Prozessverständnis. Wir scannen nicht einfach nur Papier. Wir helfen dabei, Dokumente so aufzubereiten, dass sie in Buchhaltung, Administration, Vertrieb, Service oder Management wirklich nutzbar werden. Unsere Leistungen können je nach Bedarf kombiniert werden.

1. Post- und Scanservice

Wir übernehmen die Digitalisierung von Papierpost, Rechnungen, Verträgen, Belegen und weiteren Geschäftsdokumenten. Mögliche Leistungen:

• Postannahme oder Dokumentenübernahme

• Sortierung und Vorbereitung der Dokumente

• Scanning in definierter Qualität

• OCR-Texterkennung

• Qualitätskontrolle

• Dateibenennung nach vereinbartem Schema

• Übergabe als PDF, PDF/A oder strukturiertes digitales Dokument

• Bereitstellung über sichere Übergabewege

  
  

Professionelle Scanservices am Markt bieten häufig Aufbereitung, Sortierung, Indexierung, sichere Verarbeitung und Übergabe in ein DMS oder via SFTP an. Genau diese Kombination aus Scanning und strukturierter Weiterverarbeitung ist für viele KMU entscheidend.

2. Buchhaltungsarchiv

Für Buchhaltungsdaten, Rechnungen, Belege und Jahresunterlagen ist eine geordnete digitale Ablage besonders wichtig. Touchpoints unterstützt bei:

• Digitalisierung von Kreditoren- und Debitorenbelegen

• Ablage nach Geschäftsjahr, Lieferant, Kunde oder Kostenstelle

• Strukturierung für Treuhänder, Buchhaltung oder Revision

• Vorbereitung für Systeme wie Abacus, Bexio, Sage, SAP Business One, Microsoft Dynamics oder andere Plattformen

• Aufbau nachvollziehbarer Archivstrukturen

  
  

Gerade Buchhaltungsunterlagen unterliegen in der Schweiz klaren Aufbewahrungspflichten. Deshalb sollte ein digitales Archiv nicht zufällig entstehen, sondern sauber geplant und dokumentiert werden.

3. Vertragsarchiv

Verträge sind in vielen Unternehmen geschäftskritisch, aber oft dezentral abgelegt. Touchpoints hilft beim Aufbau eines strukturierten Vertragsarchivs mit:

• Digitalisierung bestehender Vertragsordner

• Klassifikation nach Vertragstyp

• Erfassung wichtiger Metadaten

• Vertragspartner

• Laufzeit

• Kündigungsfrist

• Verlängerungsdatum

• verantwortliche Person

• Status

• Ablage in einer definierten Struktur

• optionaler Fristen- und Erinnerungslogik

  
  

So entsteht aus einem Papier- oder PDF-Archiv ein nutzbares Vertragsmanagement.

4. Archiv-Audit und Ablagestruktur

Viele Unternehmen haben bereits digitale Dokumente, aber keine verbindliche Ordnung. Touchpoints analysiert bestehende Ablagen und entwickelt eine klare Struktur:

• Welche Dokumente gibt es?

• Wo liegen sie?

• Welche Dokumenttypen sind kritisch?

• Welche Metadaten werden benötigt?

• Welche Ordnerstruktur ist sinnvoll?

• Welche Zugriffsrechte sind notwendig?

• Welche Systeme sollen angebunden werden?

• Welche Dokumente müssen migriert, bereinigt oder gelöscht werden?

  
  

Das Ziel: weniger Suchaufwand, weniger Dubletten und eine klare digitale Dokumentenlogik.

Wer finanziert die Software?

1. Standardfall: Sie finanzieren ihre Archivsoftware selbst oder nutzen vorhandene Systeme.

2. Servicefall: Touchpoints stellt eine Open-Source-basierte Managed-Lösung bereit und rechnet Einrichtung, Hosting, Wartung und Betrieb monatlich ab.

3. Enterprisefall: Der Kunde lizenziert ein professionelles DMS, Touchpoints unterstützt bei Beratung, Prozess, Scanning, Indexierung und Betrieb.

   
   

Durch die Optimierung Ihrer Dokumentenprozesse können Sie nicht nur Ihre Effizienz steigern, sondern auch die Kundenzufriedenheit erhöhen. Lassen Sie uns gemeinsam an einer Lösung arbeiten, die Ihren Anforderungen gerecht wird!